Имейл маниери. Как да ъпгрейднете бизнес общуването си на следващо ниво?

  by    0   0

Случвало ли ви се е да получите имейл на шльокавица , такъв, в който пунктуацията е сякаш само препоръчителна или в цялото писмо като че ли има само един нов ред? Затова пък тези имейли са цветущи, забавни и разведряват интензивния работен процес в офиса. Прочетете нашите полезни съвети, които обхващат основните правила за формулиране на един бизнес имейл, за да не допускате компанията, в която работите, да попадне в прецизния радар на онлайн обществото и погледите на зорките блюстители на правописа в кибер пространството или както някои хора често ги наричат – grammar nazis.

grammarnazis

Правата върху героите от „Peanuts“ са собственост на Peanuts Worldwide LLC.

Преди да започнем, искам да отбележа, че от ICN.Bg не осъждаме правописа на хората и често се случва и ние да правим грешки. Да си признаем обаче, нерядко ни забавляват интересните имейли, които получаваме.  :)

Кои са основните правила, които всеки използващ бизнес имейл комуникация, трябва да спазва:

  • Започнете с поздрав и се представете! – Представете си, че срещате получателя на писмото на живо. Започнете основната част на вашето писмо с това кой сте, от името на коя компания пишете и каква е причината да се свържете с него.

Винаги започвайте с поздрав като „Здравейте,“ или ако комуникирате с англоговорящи персони: “Dear /Mrs.” и “Dear Sir/Madam”.

….

  • Бъдете кратки и ясни – Придържайте се към максимата: Здравейте; Казвам се; Част съм от екипа на; Пиша ви, за да; Моля ви за; Бихте ли; Изпращам ви; Благодаря ви за; Благодаря предварително; Ще се радвам да се чуем; Ако имате въпроси, ми пишете/обадете ми се на; Поздрави.
  • Отстояние, междуредие, параграфи и нови редове – За да изглежда едно писмо по-добре структурирано и много по-лесно четимо, трябва да използвате едно нормално количество и качество междуредия, отстояния, параграфи и нови редове.
  • Подпишете се! Завършете писмото си с „Поздрави“, име, фамилия, вашата позиция, име на компанията, телефони, сайт и опционално Linkedin и Facebook профили.
  • haideВнимавайте с правописа – Каквото и да си говорим, най-лошо впечатление прави ниската култура на правопис или пълната липса на такава. Не говорим за това да направите неволна грешка, като да изпуснете запетайка, да размените букви или да направите typo, а това да объркате „о“ с „у“, „и“ с „й“ и системно да нарушавате всякакви пунктуационни правила във вашия имейл. Особено внимавайте при изписването на името и фирмата на получателя.
  • Не пишете на жаргон! Забравете за изрази като „Значи“, „Разбираш ли“, „Абе“, „Туй“, „Ами“ и всяка друга разговорна форма, която се използва в ежедневието. Не препоръчваме и използването на емоджита в бизнес имейлите си. 😉
  • Пишете с учтива форма на обръщение „Вие“! Когато говорим за бизнес отношения, е по-добре да използвате учтивите обръщения „Вие“, „Вас“ и „Вашите“ пред това да се обръщате към кореспондента си на „ти“.

pug-lifeОтносно това дали ще използвате главна или малка буква във „Вие“:

Правилата за главната буква при „Вие“ се сменяха няколко пъти през последните години. Нашият съвет е да използвате главна буква в имейл комуникацията си – няма как да сгрешите и ще изглеждате винаги професионално.

*За нашия блог ние избрахме „вие“ с малка буква.

benice

  • Бъдете учтиви, толерантни и спокойни – Ако искате някой да направи нещо за вас, да изготви оферта, да изпрати адрес или някаква друга важна информация, започнете с молба. Думата „моля“ има много по-голяма тежест от „искам“. Благодарете, когато някой направи нещо за вас. Не влизайте в тона на вашия кореспондент, дори той да е афектиран. Ако не разбирате неговия имейл, учтиво обяснете, че имате нужда от повече информация.
  • Върнете обратно имейл в рамките на 24 часа, за да разбере вашият кореспондент, че писмото му е стигнало до вас.
  • Именувайте прикачените файлове и заглавието на имейла си адекватно – Те трябва да отговарят точно на своето съдържание.
  • Внимавайте как изпращате имейла си към множество получатели:

To: – Основни получатели.

CC: (Carbon copy) – други заинтересовани лица. Имейл адресите им се виждат.

BCC: (Blind carbon copy) – скрито копие до реципиент. Имейл адресът не се вижда.

  • Не използвайте Reply all, освен ако не е нещо, което наистина интересува всички по веригата. Много от получателите често се оказват случайно включени наблюдатели, които не са пряко свързани с проблема.
  • Оценете тежестта на вашия имейл – Бъдете наясно, че вие представлявате компанията си и че всяко писмо, в което вие се идентифицирате като неин служител, предавате нейното становище и нейната позиция. Съгласувайте вашите думи с висшестоящите си, за да не компрометирате имиджа и репутацията ѝ.
  • Използвайте професионална имейл услуга и бизнес домейн! За да не изглеждате в очите на вашите кореспонденти като спамъри, е абсолютно задължително да имате собствен домейн, към който да е вързана пощенската ви кутия и който да помогне за правилното позициониране и разпознаваемост на бизнеса.

cmailpro-circle1Наличието на домейн понякога не е достатъчно за бизнеса. Израстването и повишаването на нуждите на компанията водят неминуемо и до възникване на комуникационни проблеми и търсене на възможности за тяхното решаване.

UCaaS, или иначе казано Обединени комуникационни решения, са естествена стъпка в развитието на всеки бизнес. Те предоставят всички нужни канали за ефективна колаборация с партньори, клиенти, потребители, бъдещи сътрудници и спомагат за подобряване на работните процеси вътре в самата компания.

cMailPro е пример за такъв тип комуникационни решения. cMailPro обединява в себе си всички важни за един бизнес функционалности – професионален имейл, чат, телефония, календар, задачи, синхронизация, криптиране на данните и съхраняване и споделяне на файлове. Всичко в един единствен продукт, който дава по-голяма сигурност, може да се достъпва директно в браузъра и позволява да използвате свое собствено домейн име.

Беше ли ви полезна тази статия? Пишете ни на blog@icn.bg и дайте вашите ценни съвети, за да подобрим нашите публикации.


Подобни публикации

Подобряване производителността на сайта ви с ActiveCache – статистика и тестове

ActiveCache-300-262Статистиката ни показва, че вече голяма част от нашите клиенти са активирали ActiveCache – инструмента, който предостави бързина на сайта ви и помогна за ефективното използване на хостинг ресурсите. Производителността на тези уебсайтове се повиши благодарение на кеширащите системи, който се активират с помощта на ActiveCache – Redis и Memcached. В тази статия ще ви […]


Прочети повече →

Как ефективно да планирате новия си уебсайт?

web-site-planning-300-262Както е с всички важни проекти, навременното планиране и ясните цели за уебсайта ви са задължителна част от бъдещия му успех. Ясната посока, която сте определили, няма да ви гарантира успех, но ще увеличи шанса да си спестите неспазени срокове, надхвърлени бюджети и съдържание, попаднало не на мястото си. Пътят, по който ще върви новият […]


Прочети повече →

Уебинар: „Как да изградим AdWords кампания, която да генерира печалби?“ – Въпроси и отговори

Webinar-GoogleAds-300-262След успешния уебинар „Как да изградим успешна AdWords кампания?“ останаха много въпроси, на които обещахме да ви дадем отговор. Валя Йорданова от дигитална агенция PPC.bg, която бе лектор на събитието и която спедели своя опит и познания с всички участници, ви е подготвила един полезен материал, в който ще откриете още ценна информация за платформата […]


Прочети повече →

Кои са видовете хостинг?

web-hosting-types-300-262 (1)Всички сайтове, които посещавате, независимо дали Facebook, онлайн магазин, блог или пък имейл доставчика ви, използват хостинг. Хостингът е една от тези сфери, в които човек лесно може да се „изгуби“, ако няма правилната „карта“. За да ви ориентираме в множеството различни услуги, сме ви подготвили полезна статия, която ще ви въведе в спецификите на […]


Прочети повече →

Какво е уеб хостинг?

web-hosting-300-262Всеки ден включваме компютъра и влизаме в множество сайтове – четем новини, проверяваме пощата си, разглеждаме социалните медии, слушаме музика, без да се замисляме какво стои зад тях. Когато решим, че искаме и ние да имаме собствен уеб сайт, се замисляме как се справят другите с тази задача. Първоначално ни се струва трудно, но този […]


Прочети повече →