Имейл маниери. Как да ъпгрейднете бизнес общуването си на следващо ниво?

  by    0   0

Случвало ли ви се е да получите имейл на шльокавица , такъв, в който пунктуацията е сякаш само препоръчителна или в цялото писмо като че ли има само един нов ред? Затова пък тези имейли са цветущи, забавни и разведряват интензивния работен процес в офиса. Прочетете нашите полезни съвети, които обхващат основните правила за формулиране на един бизнес имейл, за да не допускате компанията, в която работите, да попадне в прецизния радар на онлайн обществото и погледите на зорките блюстители на правописа в кибер пространството или както някои хора често ги наричат – grammar nazis.

grammarnazis

Правата върху героите от „Peanuts“ са собственост на Peanuts Worldwide LLC.

Преди да започнем, искам да отбележа, че от ICN.Bg не осъждаме правописа на хората и често се случва и ние да правим грешки. Да си признаем обаче, нерядко ни забавляват интересните имейли, които получаваме.  :)

Кои са основните правила, които всеки използващ бизнес имейл комуникация, трябва да спазва:

  • Започнете с поздрав и се представете! – Представете си, че срещате получателя на писмото на живо. Започнете основната част на вашето писмо с това кой сте, от името на коя компания пишете и каква е причината да се свържете с него.

Винаги започвайте с поздрав като „Здравейте,“ или ако комуникирате с англоговорящи персони: “Dear /Mrs.” и “Dear Sir/Madam”.

….

  • Бъдете кратки и ясни – Придържайте се към максимата: Здравейте; Казвам се; Част съм от екипа на; Пиша ви, за да; Моля ви за; Бихте ли; Изпращам ви; Благодаря ви за; Благодаря предварително; Ще се радвам да се чуем; Ако имате въпроси, ми пишете/обадете ми се на; Поздрави.
  • Отстояние, междуредие, параграфи и нови редове – За да изглежда едно писмо по-добре структурирано и много по-лесно четимо, трябва да използвате едно нормално количество и качество междуредия, отстояния, параграфи и нови редове.
  • Подпишете се! Завършете писмото си с „Поздрави“, име, фамилия, вашата позиция, име на компанията, телефони, сайт и опционално Linkedin и Facebook профили.
  • haideВнимавайте с правописа – Каквото и да си говорим, най-лошо впечатление прави ниската култура на правопис или пълната липса на такава. Не говорим за това да направите неволна грешка, като да изпуснете запетайка, да размените букви или да направите typo, а това да объркате „о“ с „у“, „и“ с „й“ и системно да нарушавате всякакви пунктуационни правила във вашия имейл. Особено внимавайте при изписването на името и фирмата на получателя.
  • Не пишете на жаргон! Забравете за изрази като „Значи“, „Разбираш ли“, „Абе“, „Туй“, „Ами“ и всяка друга разговорна форма, която се използва в ежедневието. Не препоръчваме и използването на емоджита в бизнес имейлите си. 😉
  • Пишете с учтива форма на обръщение „Вие“! Когато говорим за бизнес отношения, е по-добре да използвате учтивите обръщения „Вие“, „Вас“ и „Вашите“ пред това да се обръщате към кореспондента си на „ти“.

pug-lifeОтносно това дали ще използвате главна или малка буква във „Вие“:

Правилата за главната буква при „Вие“ се сменяха няколко пъти през последните години. Нашият съвет е да използвате главна буква в имейл комуникацията си – няма как да сгрешите и ще изглеждате винаги професионално.

*За нашия блог ние избрахме „вие“ с малка буква.

benice

  • Бъдете учтиви, толерантни и спокойни – Ако искате някой да направи нещо за вас, да изготви оферта, да изпрати адрес или някаква друга важна информация, започнете с молба. Думата „моля“ има много по-голяма тежест от „искам“. Благодарете, когато някой направи нещо за вас. Не влизайте в тона на вашия кореспондент, дори той да е афектиран. Ако не разбирате неговия имейл, учтиво обяснете, че имате нужда от повече информация.
  • Върнете обратно имейл в рамките на 24 часа, за да разбере вашият кореспондент, че писмото му е стигнало до вас.
  • Именувайте прикачените файлове и заглавието на имейла си адекватно – Те трябва да отговарят точно на своето съдържание.
  • Внимавайте как изпращате имейла си към множество получатели:

To: – Основни получатели.

CC: (Carbon copy) – други заинтересовани лица. Имейл адресите им се виждат.

BCC: (Blind carbon copy) – скрито копие до реципиент. Имейл адресът не се вижда.

  • Не използвайте Reply all, освен ако не е нещо, което наистина интересува всички по веригата. Много от получателите често се оказват случайно включени наблюдатели, които не са пряко свързани с проблема.
  • Оценете тежестта на вашия имейл – Бъдете наясно, че вие представлявате компанията си и че всяко писмо, в което вие се идентифицирате като неин служител, предавате нейното становище и нейната позиция. Съгласувайте вашите думи с висшестоящите си, за да не компрометирате имиджа и репутацията ѝ.
  • Използвайте професионална имейл услуга и бизнес домейн! За да не изглеждате в очите на вашите кореспонденти като спамъри, е абсолютно задължително да имате собствен домейн, към който да е вързана пощенската ви кутия и който да помогне за правилното позициониране и разпознаваемост на бизнеса.

cmailpro-circle1Наличието на домейн понякога не е достатъчно за бизнеса. Израстването и повишаването на нуждите на компанията водят неминуемо и до възникване на комуникационни проблеми и търсене на възможности за тяхното решаване.

UCaaS, или иначе казано Обединени комуникационни решения, са естествена стъпка в развитието на всеки бизнес. Те предоставят всички нужни канали за ефективна колаборация с партньори, клиенти, потребители, бъдещи сътрудници и спомагат за подобряване на работните процеси вътре в самата компания.

cMailPro е пример за такъв тип комуникационни решения. cMailPro обединява в себе си всички важни за един бизнес функционалности – професионален имейл, чат, телефония, календар, задачи, синхронизация, криптиране на данните и съхраняване и споделяне на файлове. Всичко в един единствен продукт, който дава по-голяма сигурност, може да се достъпва директно в браузъра и позволява да използвате свое собствено домейн име.

Беше ли ви полезна тази статия? Пишете ни на blog@icn.bg и дайте вашите ценни съвети, за да подобрим нашите публикации.


Подобни публикации

Какво е уеб хостинг?

web-hosting-300-262Всеки ден включваме компютъра и влизаме в множество сайтове – четем новини, проверяваме пощата си, разглеждаме социалните медии, слушаме музика, без да се замисляме какво стои зад тях. Когато решим, че искаме и ние да имаме собствен уеб сайт, се замисляме как се справят другите с тази задача. Първоначално ни се струва трудно, но този […]


Прочети повече →

Какво е Google AdWords и какви са предимствата на онлайн рекламата?

GoogleAds-300-262През последното деситилетие бизнесът засили своето присъствие в Мрежата и вече почти няма българска компания, която да не представя своите продукти и услуги в интернет пространството. Става все по-удобно да се рекламира онлайн и с малко бюджет да достигате хиляди потребители ежедневно. Google AdWords прави задачата още по-лесна и ви позволява да таргетирате правилните хора и да […]


Прочети повече →

Уебинар: „Как да изградим AdWords кампания, която да генерира печалби?“

Webinar-GoogleAds-300-262Имаме удоволствието да ви поканим на нашия безплатен уебинар на тема „Как да изградим AdWords кампания, която да генерира печалби?“ , където ще разберете повече за един от най-мощните маркетингови инструменти в съвременния технологичен свят. Уебинарът е с практическа насоченост и ще ви помогне да създадете своя първа рекламна кампания в Google, да я управлявате […]


Прочети повече →

Инфографика: WordPress vs. Joomla vs. Drupal

asdВсички обичаме детайлни и информативни инфографики, а тази направена от Skilled.co е точно такава. Сравнението между най-популярните CMS платформи – WordPress, Joomla и Drupal ще ви помогне да изберете най-подходящата платформа за новия ви уебсайт. Критериите за сравнение са характеристики като сигурност, време за инсталация, функционалности, теми и плъгини и нужни умения за използването им.


Прочети повече →

Уебинар „Как да си направиш сайт: Първи стъпки“ – Въпроси и отговори

Webinar-First-steps-WP-300-262„Как да си направиш сайт първи: Първи стъпки“ събра на 21.02.2017 г. в платформата на Webinaria.bg уеб ентусиасти и желаещи да стартират своето първо WordPress приключение съвсем сами. Безплатния уебинар, организиран от хостинг компания ICN.Bg с любезното съдействие на нашите партньори и приятели от Webinaria.bg, се води от Любо Николов, който е основател на онлайн […]


Прочети повече →